Při prvním seznámení s obchodní korespondencí může dojít k názoru, že je to příliš komplikovaný systém. Ve skutečnosti různé typy obchodních dopisů ekologicky odpovídají potřebám jednotlivce v interakci.
Obchodní dopis o spolupráci
První můstek mezi možnými budoucími partnery je zpravidla obchodní dopis o spolupráci. Zástupci obou firem se již mohou seznámit a jednat o předběžných jednáních, ale oficiálním kontaktem bude dopis o spolupráci.
Důležité body pro tento dokument:
- odvolání k určité osobě;
- odkaz na schůzku nebo zdroj informací o této firmě;
- shrnutí podstaty věci;
- tabulky, ceny a další další informace je lepší odeslat do aplikace.
Obchodní dopis ze schůze
Pokud bude úspěšný, bude dalším krokem obchodní dopis z jednání. Tento typ obchodních dopisů může snížit počet přechodných fází jednání a ovlivnit úspěch nadcházející schůzky. Zainteresovaná strana by měla přemýšlet o podrobnostech s nejmenšími detaily:
- předpisy;
- agenda;
- klade otázky k diskusi;
- načrtněte rozsah sekundárních otázek, které mohou vzniknout v procesu;
- připravit informační aplikace, což je vhodné pro druhou stranu číst před schůzí.
Takový obezřetný obchodní dopis pomůže předejít nedorozuměním, nesrovnalostem a dalším nepříjemným okamžikům, které mohou ovlivnit výsledek vyjednávání. Na základě výsledků jednání je na schůzce napsáno další obchodní dopis, ale již ve formě zprávy o dosažených výsledcích. Slouží stejnému účelu: zajistit, aby partneři správně interpretovali dosažené dohody. Druhá strana je vyzvána k potvrzení zápisu ze schůze nebo ke změnám zpravidla na jeden den.
Jiné druhy obchodní korespondence
S již založenými vztahy nejčastěji tyto typy obchodních dopisů, jako je například obchodní dopisová žádost a následně dopisová odpověď. S jakýmikoli změnami v uspořádání nebo když jsou potřebné další informace, jedna firma zašle další požadavek.
K zachování stávajících obchodních vztahů nebo k založení nových obchodních vztahů jsou poskytovány takové obchodní dopisy jako obchodní dopis s pozvánkou a obchodní reklamní dopis. Firma může uspořádat konferenci, výstavu, seminář atd. A pozvat skutečné a potenciální partnery v osobě vedení nebo v celém týmu. Bude levnější odeslat prodejní dopis, ale návratnost z něj je mnohem nižší.
Obchodní etiketa zahrnuje dopis vděčnosti v reakci na splnění žádosti protistrany nebo pro jinou spolupráci.
Některé typy obchodní korespondence mohou být obtížnější psát. Jedná se o:
- obchodní dopis o zamítnutí;
- obchodní dopis se omlouvám;
- obchodní dopis;
- obchodní dopis-žádost.
V těchto dokumentech je obzvláště důležité zachovat dobrotivý a úctivý tón. Co se týče požadavku na dopis, pak podle pravidel obchodní etiky se formulace prosby používá i v těch případech, kdy v životě bude poptávka.
Co hledat v obchodní korespondenci:
- důležitým okamžikem pro jakékoli obchodní dopis je odvolání na konkrétní osobu se správným hláskováním plného jména, pozice, názvu společnosti;
- bez ohledu na to, zda píšete elektronický obchodní dopis nebo papírový dopis - měl by být na hlavičkovém papíře společnosti se všemi náležitostmi;
- etika, správnost a respekt - jediný přijatelný tón pro obchodní dopisy.
- dopis by měl být udržován v suchém, obchodním stylu - je lepší se vyhnout emocionálním změnám z obyčejné řeči.
Obchodní dopis, napsaný s těmito nuancemi, bude mít lepší dojem na vašeho odesílatele. A v obchodním světě to pomůže otevřít správné dveře.